Polityka prywatności i ochrony informacji – Veratoneilok

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania, gromadzenia oraz zabezpieczania wszelkich informacji przekazywanych przez użytkowników za pośrednictwem strony docelowej serwisu Veratoneilok. Dokument uwzględnia standardy ochrony prywatności wynikające z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), przepisów prawa telekomunikacyjnego i komunikacji elektronicznej, a także wytycznych dotyczących przejrzystości operacji cyfrowych i ekosystemów reklamowych Google. Ostatnia aktualizacja niniejszych zasad miała miejsce w dniu 2026-08-24.

1. Podstawy prawne operacji na danych

Przetwarzanie informacji użytkowników opiera się na ściśle określonych przesłankach prawnych, które gwarantują legalność i transparentność każdego procesu:

• Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): dotyczy sytuacji, w których użytkownik przesyła zapytanie ofertowe lub zgłasza chęć skorzystania z usługi prezentowanej na stronie docelowej.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): obejmuje analitykę zachowań odbiorców na stronie, optymalizację współczynnika konwersji, przeciwdziałanie nadużyciom, a także dochodzenie lub obronę przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi.
• Dobrowolna zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): warunkuje stosowanie zaawansowanych plików cookies, technologii śledzących, narzędzi remarketingowych oraz przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną.
• Wypełnienie ciążących obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): w przypadkach, gdy konieczność przechowywania określonych wpisów wynika bezpośrednio z przepisów prawa podatkowego lub sprawozdawczego.

2. Zakres gromadzonych danych

Veratoneilok gromadzi dane w minimalnym stopniu niezbędnym do prawidłowej realizacji celu, dla którego zostały zebrane. W zależności od interakcji użytkownika ze stroną, rejestrowane mogą być:

• Dane podawane aktywnie w formularzu kontaktowym: imię i nazwisko, identyfikatory komunikacyjne, numer telefonu, nazwa reprezentowanej organizacji oraz treść nadesłanego zapytania dotyczącego oferowanej usługi.
• Dane pozyskiwane w sposób zautomatyzowany: adres protokołu internetowego (IP), typ urządzenia, wersja przeglądarki internetowej, rozdzielczość ekranu, przybliżona lokalizacja sieciowa, data i znacznik czasu sesji, odsyłający adres URL oraz dane diagnostyczne dotyczące interakcji z elementami interfejsu landing page'a.
• Dane zebrane za pośrednictwem znaczników cyfrowych: anonimowe lub spseudonimizowane identyfikatory ciasteczek (cookies), sygnały nawigacyjne oraz parametry konwersji używane na potrzeby monitorowania efektywności kampanii promocyjnych.

3. Cele przetwarzania i profilowanie

Zgromadzone informacje wykorzystywane są wyłącznie w wyznaczonych ramach funkcjonalnych, w tym do:

• Udzielenia wyczerpującej odpowiedzi na zapytanie przesłane za pośrednictwem dedykowanego formularza ofertowego oraz koordynacji procesu świadczenia usługi.
• Weryfikacji poprawności funkcjonowania serwisu, wykrywania błędów w kodzie źródłowym oraz zabezpieczenia integralności środowiska serwerowego przed atakami typu DDoS czy próbami wyłudzenia danych.
• Prowadzenia działań analitycznych i statystycznych umożliwiających ocenę skuteczności poszczególnych sekcji strony docelowej oraz dostosowanie struktury treści do potrzeb odwiedzających.
• Prowadzenia spersonalizowanych kampanii promocyjnych w sieciach reklamowych (w tym Google Ads), przy czym zaawansowane profilowanie oparte na zachowaniach użytkownika realizowane jest wyłącznie w sytuacji uprzedniego wyrażenia wyraźnej zgody za pośrednictwem mechanizmu zarządzania prywatnością (Consent Management Platform).

4. Okres przechowywania informacji (retencja danych)

Stosowany harmonogram retencji danych uniemożliwia bezterminowe przechowywanie informacji. Okres przechowywania zależy od charakteru prawnego procesu:

• Informacje zgromadzone na etapie zapytania ofertowego i negocjacji przedumownych są przechowywane przez czas niezbędny do finalizacji rozmów lub do momentu rezygnacji z usługi, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• W przypadku zawarcia porozumienia lub skorzystania z usługi, dane przetwarzane są przez cały czas trwania współpracy, a następnie archiwizowane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z przepisów prawa ogólnego (zazwyczaj do 3 lub 6 lat).
• Dane telemetryczne i logi systemowe powiązane z ruchem sieciowym podlegają cyklicznej rotacji i są usuwane bądź bezpowrotnie anonimizowane w terminie nieprzekraczającym kilkudziesięciu dni od daty ich zarejestrowania.
• Informacje przetwarzane na gruncie wyrażonej zgody (np. w celach marketingowych i analitycznych) są usuwane niezwłocznie po wycofaniu rzeczonej zgody przez użytkownika.

5. Udostępnianie danych i transfery transgraniczne

Veratoneilok nie dokonuje sprzedaży ani komercyjnego obrotu bazami danych osobowych. Dostęp do danych mogą uzyskać jedynie podmioty trzecie w ściśle określonych sytuacjach:

• Zewnętrzni dostawcy technologii: podmioty świadczące usługi hostingu w chmurze, dostawcy oprogramowania CRM, platformy pocztowe oraz wyspecjalizowane serwisy wsparcia IT, które przetwarzają dane wyłącznie na podstawie rygorystycznych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA).
• Partnerzy analityczni i reklamowi: operatorzy narzędzi pomiarowych i tagów śledzących (w szczególności ekosystem analityczny Google), działający zgodnie z zaakceptowanymi przez użytkownika ustawieniami zgód.
• Organy państwowe: instytucje administracji publicznej lub organy ścigania, o ile wymóg przekazania danych wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i prawomocnych decyzji proceduralnych.

W przypadku gdy dostawca technologiczny posiada infrastrukturę zlokalizowaną poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską bądź na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, co zapewnia równoważny poziom bezpieczeństwa do obowiązującego w porządku wspólnotowym.

6. Uprawnienia osób, których dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje pełen katalog uprawnień gwarantowanych przez przepisy o ochronie danych osobowych. W każdym czasie możliwe jest skorzystanie z następujących praw:

• Prawo dostępu do danych: możliwość uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania: żądanie natychmiastowego skorygowania niekompletnych lub nieaktualnych wpisów.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): możliwość domagania się wykasowania informacji w sytuacji, gdy odpadła podstawa prawna ich przetwarzania lub cofnięto zgodę.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: zablokowanie możliwości operowania na danych z wyjątkiem ich przechowywania na czas trwania sporów lub weryfikacji prawidłowości.
• Prawo do przenoszenia danych: otrzymanie przekazanych informacji w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu: wniesienie umotywowanego sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
• Prawo do cofnięcia zgody: wycofanie zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Wszelkie wnioski dotyczące realizacji uprawnień rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w ciągu 30 dni. Użytkownik zachowuje również prawo do złożenia formalnej skargi do właściwego krajowego organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych, w przypadku uznania, że procesy realizowane na stronie naruszają obowiązujące przepisy.

7. Standardy zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych

Bezpieczeństwo infrastruktury cyfrowej Veratoneilok oparte jest na wielowarstwowej strategii ochrony informacji. Wdrożone mechanizmy obejmują:

• Szyfrowanie połączeń sieciowych przy użyciu protokołu SSL/TLS o wysokiej sile asymetrii klucza, zabezpieczające transfer danych formularzowych przed przechwyceniem w transmisji.
• Separację uprawnień i ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do personelu posiadającego formalne upoważnienia i zobowiązanego do zachowania bezwzględnej tajemnicy.
• Cykliczne testy podatności platformy, weryfikację integralności komponentów bazodanowych oraz systematyczne tworzenie kopii zapasowych.
• Procedury natychmiastowego reagowania na incydenty bezpieczeństwa, umożliwiające szybkie zneutralizowanie zagrożenia oraz spełnienie ewentualnych obowiązków notyfikacyjnych wobec organu nadzorczego i poszkodowanych użytkowników.

8. Mechanizmy cookies i technologie skryptowe

Platforma wykorzystuje pliki cookies (sesyjne oraz stałe) w celu utrzymania parametrów technicznych, zapamiętywania preferencji wyboru oraz wsparcia procesów analitycznych. Mechanizmy niebędące ściśle niezbędnymi do działania strony pozostają nieaktywne do chwili dokonania świadomego wyboru w panelu zarządzania prywatnością. Użytkownik ma również pełną swobodę w modyfikowaniu ustawień przechowywania plików cookies bezpośrednio na poziomie konfiguracji swojej przeglądarki internetowej, co obejmuje całkowite zablokowanie zapisu ciasteczek lub ich automatyczne usuwanie po zakończeniu każdej sesji przeglądania.